Memo respecteert uw privacy

Deze policy bevat enerzijds de richtlijnen, die Memo hanteert bij de verwerking van persoonsgegevens, conform de doelstellingen en verplichtingen voortvloeiende uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming, nl. Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (in het kort ‘AVG’).
De naamloze vennootschap “MEMO”, met maatschappelijke zetel te Lokerenbaan 70, 9240 Zele, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Gent, afdeling Dendermonde, en met BTW-nummer 0455.865.257. (hierna Memo genoemd).

I. Op wie is deze privacy verklaring van toepassing ?

Memo is als bedrijf met verschillende vestigingen in Vlaanderen gespecialiseerd als call center in het afhandelen van telefoonverkeer voor haar klanten, zowel inkomend (inbound) als uitkomend (outbound) telefoonverkeer.
In hoofdzaak is Memo in het kader van haar dienstverlening verwerker van persoonsgegevens voor haar klanten. Memo verzamelt persoonsgegevens, slaat deze op en verstrekt deze enkel op instructie van de klant. De verwerking van persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer en haar uitvoeringsbesluiten, en de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 27 april 2016.

II. Verwerking van persoonsgegevens met de verschillende doeleinden

Met deze privacyverklaring informeren wij U waarom en hoe wij uw persoonsgegevens verwerken, wat uw rechten zijn en wie u kan contacteren voor meer informatie of vragen. Door het gebruik van de Memo website evenals de websites van Memo afspraken en Memoweb gaat U akkoord met het hieronder beschreven gegevensbeleid.

Deze privacy verklaring bevat de verwerking van persoonsgegevens van :

  • (klanten van, prospecten van of patiënten van) klanten of contactgegevens van klanten;
  • Bezoekers van de websites;
  • (contactpersonen of) elke andere partij waarmee Memo zaken doet of van plan is zaken te doen (leveranciers, prospecten, andere handelspartners);

Bij een verwijzing in deze tekst naar websites, wordt bedoeld de volgende websites; https://www.memo.be, http://www.memoafspraken.be, https://memoweb.be.

Hieronder wordt opgesomd welke persoonsgegevens voor welke doeleinden Memo verwerkt en op welke grondslag de verwerking steunt.

  • In het kader van de dienstverlening van Memo worden volgende persoonsgegevens verwerkt voor haar klanten waarbij Memo hoofdzakelijk optreedt als verwerker van de persoonsgegevens : identificatiegegeven van contactpersonen als klanten of patiënten van bedrijven, telefoonnummer, e-mailadres, gevoelige informatie zoals medische gegevens van patiënten van de klanten;
  • Bovenstaande gegevens worden verwerkt met het oog op de uitvoering van de overeenkomst die u met Memo heeft gesloten. De verwerking van uw persoonsgegevens geschiedt meer concreet in het kader van de levering op de overeengekomen plaats, alsook in het kader van de facturatie en de opvolging van de betaling van de factuur. Op basis van het online platform Memoweb kan de klant de opvolging van de overeenkomst verzekeren en nagaan welke persoonsgegevens worden verwerkt met het oog op de eventuele uitoefening van enige rechten (zie hierna).
    Memo steunt de verwerking van de persoonsgegevens in dit geval op het gerechtvaardigd belang dat het heeft bij de goede en effectieve uitvoering van de overeenkomst.
  • In het kader van de toegang die u zichzelf verleent tot en het gebruik dat u maakt van onze website als bezoeker, worden volgende persoonsgegevens verwerkt:
    - Uw IP-adres
    - Uw surfgedrag
    - Uw e-mailadres
    Memo verwerkt bovenstaande gegevens met het oog op het optimaliseren van de inhoud en de werking van de website, overeenkomstig de behoeften van de bezoeker daarvan. Voor klanten die lid zijn van en toegang hebben tot Memoweb en Memoafspraken worden eveneens persoonsgegevens verwerkt en verstrekt zoals naam, adres, telefoonnummer, gsm nummer, e-mailadres. Voor zowel Memoweb als Memoafspraken is het van belang dat verzoeken of vragen van de klant in het kader van de dienstverlening op een adequate manier worden opgevolgd door middel van de online contactformulieren.
    Voor deze verwerking beroept Memo zich op het gerechtvaardigd belang dat Memo heeft bij het aanbieden van een vlot toegankelijke, begrijpelijke, adequate, volledige en relevante website om zo een kwalitatieve dienstverlening te kunnen garanderen.Voor meer informatie aangaande het gebruik van de website van Memo, wordt verwezen naar de cookie policy.
  • Persoonsgegevens worden verzameld van (contactpersonen of) elke andere partij waarmee Memo zaken doet of van plan is zaken te doen (leveranciers, prospecten, andere handelspartners). Het verzamelen van deze persoonsgegevens gebeurt, rekening houdend met volgende doeleinden, namelijk het onderhouden van publiek relaties, zorgen voor het verbeteren van de organisatie en de service, direct marketing, marktonderzoek, statistiek en veiligheid. Deze gegevens worden verzameld met het oog op een betere uitvoering van de overeenkomst waarvan u partij bent, ingeval van noodzakelijkheid om in overeenstemming te zijn met wettelijke verplichtingen of het gerechtvaardigd belang van Memo als organisatie in het kader van zijn activiteiten
  • Memo beschikt over een bedrijfspagina op Social Media o.a. LinkedIn, Facebook en Twitter om u te informeren over onze diensten, actuele topics, enz. U bent vrij om Memo wel of niet te volgen via bovenstaande Social Media.

Memo verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens niet voor enig andere doeleinde dan de doeleinden zoals hierboven vermeld, te verwerken, tenzij u Memo daarvoor voorafgaandelijk en op uitdrukkelijke wijze toelating verleent. Memo verzekert u dat uw persoonsgegevens niet worden bewaard, indien Memo uw gegevens niet langer nodig heeft voor het verstrekken van diensten, of indien Memo niet langer is gebonden aan een wettelijke bewaarplicht.

U bent niet verplicht uw persoonsgegevens over te maken aan Memo. U bent zich er evenwel van bewust dat de weigering een aantal basisgegevens aan Memo te verstrekken, tot gevolg kan hebben dat Memo zich in de onmogelijkheid bevindt om u welbepaalde diensten te verlenen.

Wanneer het noodzakelijk is een vrije, geïnformeerde, specifieke en ondubbelzinnige toestemming te verkrijgen voor welbepaalde doeleinden (bijvoorbeeld direct marketing of marktonderzoek) zal enkel de verwerking van persoonsgegevens gebeuren ingeval Memo zulke toestemming heeft verkregen.

III. Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens die door Memo worden bewerkt, worden gedurende een termijn van de gehele samenwerking bewaard.

IV. Rechten

Als betrokkene wiens persoonsgegevens worden verwerkt, beschikt u over een aantal rechten, aangaande de verwerkingen die worden verricht en waarbij Memo optreedt als verwerkingsverantwoordelijke. Memo is als verwerker in het kader van de dienstverlening er eveneens toe gehouden om de Verwerkingsverantwoordelijke door middel van passende technische en organisatorische maatregelen en voor zover mogelijk, bijstand te verlenen wanneer een persoon wiens persoonsgegevens worden verwerkt, de rechten, die hij of zij ontleent aan de AVG, uitoefent ten overstaan van de Verwerkingsverantwoordelijke.
Voor de uitoefening van deze rechten dient u zich te wenden tot , te bereiken via het gdpr@memo.be.

U beschikt over de volgende rechten:

  • U heeft een recht op toegang tot uw persoonsgegevens, alsook het recht het gebruik ervan te raadplegen voor de klanten via de applicatie van Memoweb of e-mail gericht aan gdpr@memo.be. U kan te allen tijde op eenvoudig verzoek een kosteloze kopie verkrijgen van uw beschikbare persoonsgegevens.
  • Behoudens voor die persoonsgegevens die noodzakelijkerwijs verwerkt moeten worden in het kader van [aan te vullen] of in het kader van de bewaring krachtens een wettelijke verplichting, kan u zelf aangeven welke persoonsgegevens geheel niet of slechts voor een beperkt aantal verwerkingen verwerkt mogen worden. U kan daarenboven vragen om die persoonsgegevens, die geheel of gedeeltelijk niet verwerkt mogen worden, te verwijderen. U kan eveneens vragen uw persoonsgegevens te verifiëren en, indien nodig, te verbeteren. U kan uw beschikbare persoonsgegevens te allen tijde raadplegen, aanvullen en wijzigen via Memoweb of Memoafspraken.
  • U kan zich te allen tijde verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, wanneer dit bezwaar steunt op ernstige en legitieme redenen. Indien u zich wenst te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden, hoeft u hiervoor geen redenen op te geven.
  • Indien een verwerking van uw persoonsgegevens is gesteund op de toestemming die u daartoe hebt gegeven, kan u deze toestemming op ieder ogenblik weer intrekken.
  • Onder de voorwaarden bepaald in de AVG heeft u het recht om uw persoonsgegevens op een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. U kan Memo vragen uw gegevens op deze wijze over te dragen aan een andere Verwerkingsverantwoordelijke.
  • De verwerking van persoonsgegevens door Memo gebeurt niet op basis van geautomatiseerde beslissingen, met andere woorden niet zonder enige menselijke tussenkomst.

Klachten

Indien u meent dat uw rechten als betrokkene worden geschaad door of bij de verwerking van uw persoonsgegevens, beschikt u over het recht een klacht in te dienen bij de Toezichthouder (de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, e-mail: commission@privacycommission.be, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35),onverminderd elke andere mogelijkheid tot het aantekenen van een administratief beroep of het instellen van een voorziening in rechte.

V. Doorgifte aan derden

Memo verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens niet te verkopen, te verhuren, te verdelen of op enige andere wijze ter beschikking te stellen aan derden, tenzij de mededeling aan de derde geschiedt in het kader van een wettelijke verplichting. In uitzonderlijke gevallen verplicht dwingende wetgeving Memo ertoe uw persoonsgegevens over te maken aan de bevoegde overheidsinstanties. Hetzelfde geldt wanneer een gerechtelijk bevel aan Memo de verplichting oplegt om persoonsgegevens mee te delen aan een aantal personen die krachtens het gerechtelijk bevel bevoegd zijn om van de betreffende persoonsgegevens kennis te nemen.

Memo maakt echter een voorbehoud voor de gedeeltelijke of gehele reorganisatie of een overdracht van de activiteiten van de onderneming. In dit geval worden met de bedrijfsactiviteiten ook uw persoonsgegevens overgedragen aan die derden, die betrokken zijn bij de overdracht en de vertrouwelijke onderhandelingen voorafgaandelijk aan de overdracht.

In de mate van het mogelijke zal Memo u op de hoogte stellen van de doorgifte aan voormelde derden.

VI. Veiligheid en vertrouwelijkheid

Memo garandeert dat de verwerking van uw persoonsgegevens op een adequate, correcte en veilige wijze gebeurt. Indien u dit wenst, wordt u op een transparante wijze geïnformeerd over de verwerkingsprocedures en de genomen passende, technische en organisatorische maatregelen om enig verlies, vervalsing of onrechtmatige wijziging van, alsook onrechtmatige toegang tot de persoonsgegevens te voorkomen.

VII. Wijzigingen

Memo behoudt zich het recht voor onderhavige policy te wijzigen.
Indien wezenlijke aanpassingen worden doorgevoerd, neemt Memo alle redelijke maatregelen om u op de hoogte te stellen, voordat de wijzigingen van kracht worden.