Telesecretariaat voor uw bedrijf

22/05/2014
Christine

Het succes van een artsenpraktijk hangt uiteraard af van de kunde van de artsen. Een goede organisatie is echter ook belangrijk. Dat is niet eenvoudig als u de hele administratie zelf doet.

"Heel vaak trachten artsen zelf de administratie van hun praktijk te doen. Of ze vragen hun echtgenoot/echtgenote om de telefoon te beantwoorden en de afspraken in te plannen", aldus Evelyne Lambrecht van het rekruteringsbureau Express Medical. "Vaak groeit het werk hen echter al snel boven het hoofd." De administratie van een artsenpraktijk, klein of groot is tegenwoordig steeds complexer. Je hebt er uiteraard een goede kennis van de medische termen voor nodig, maar moet ook het beheer, de planning en het archief kunnen doen. En dat gebeurt steeds vaker met computerprogramma's.

Daarnaast zijn er de onmisbare sociale vaardigheden, om de patiënten te ontvangen en te begeleiden. Daarom is het zinvol om een beroep te doen op een gespecialiseerde medewerker.

De juiste assistent vinden

"Het werk van medisch secretaresse is geen kwestie van improviseren, het is een echt vak", verklaart Evelyne Lambrecht. "Een medisch secretaresse heeft ervaring in de sector en beschikt over allerlei vaardigheden, en zal u zowel eenvoudige als complexe taken uit handen nemen: patiënten ontvangen en begeleiden, afspraken maken, maar ook protocols opstellen, documenten archiveren enz. En dat alles zoals u dat gewoon bent in uw praktijk.

Om zo'n parel te vinden, kunt u zich best wenden tot een gespecialiseerd rekruteringsbureau dat een eerste selectie voor u maakt. Sommige mensen denken dat dit type dienstverlening, vanwege de kosten, uitsluitend is voorbehouden voor grote artsenpraktijken. De grootte van de praktijk is echter niet doorslaggevend. Wat telt is of de arts behoefte heeft aan assistentie. De kosten hangen af van wat de arts zoekt: een voltijds dan wel een deeltijds medewerker, iemand om hem bij te staan in het kader van bepaalde projecten, een tijdelijke werkkracht ... Het bureau zal op basis van het profiel van de artsenpraktijk, het soort werk en de gewenste duur (tijdelijk of vast).

Een secretaresse met de nodige ervaring voorstellen

Al deze factoren hebben een invloed op het kostenplaatje." Secretariaat op afstand,een goedkoop alternatief. Elke praktijk heeft zijn eigen werkwijze en het is niet altijd nodig dat er een secretaresse aanwezig is. Als u weinig secretariaatswerk hebt of alleen behoefte aan assistentie voor bepaalde taken, kan een secretariaat op afstand interessant zijn. Talloze gespecialiseerde bedrijven en ervaren zelfstandigen bieden dergelijke diensten aan. Een dokterspraktijk kan op deze manier allerlei secretariaatswerkzaamheden uitbesteden: telefoon beantwoorden (ook tijdens uw vakantie). Typen, documenten ingeven, boekhouding, administratieve formaliteiten enz.

Een groot voordeel is dat u niet hoeft te investeren in een extra werkplek of kantoormateriaal. Om zich zo goed mogelijk aan te passen aan de vraag, biedt een secretariaat op afstand vaak verschillende factureringsmogelijkheden aan: per eenheid (per telefoongesprek of getypte regel),per uur of voor een vast bedrag per maand. Vlot afspraken maken door te delegeren.

Rinkelt bij u de telefoon ook doorlopend tijdens uw spreekuur? Of krijgt uw secretaresse zo veel telefoontjes dat er te weinig tijd overblijft voor andere werkzaamheden? Wilt u ongestoord kunnen werken zonder een oproep te missen? Overweeg dan om de afsprakenplanning uit te besteden aan een callcenter of via een online agenda te laten verlopen.

"De online agenda is een extra hulpmiddel ten opzichte van het secretariaat en vergroot de efficiëntie ervan", verklaart Gaël Falez, ontwerper van de medische online agenda Mikrono. "Een van de voordelen van deze oplossing is dat patiënten niet meer beperkt zijn tot de openingsuren. Zoom van het secretariaat voor het boeken van een afspraak: met een paar muisklikken kan de patiënt. Zelfs in het weekend of 's avonds, een afspraak maken bij zijn arts. Patiënten kunnen zelf het tijdstip kiezen dat hen het beste uitkomt en het systeem stuurt een sms of e-mail op de vooravond van de afspraak, ter herinnering. Ervaring leert dat veel meer patiënten zich aan hun afspraak houden met dit systeem.' De kosten van deze service zijn doorgaans laag: van 25-50 euro per maand voor de software,met een korting voor extra agenda's in het geval van een groepspraktijk.