Outsourcing zorgt voor professioneler en flexibeler onthaal

17/12/2015
Christine

Zowel voor telefoonopvang als voor het fysieke onthaal in een bedrijf kunnen bedrijven een beroep doen op outsourcing. Op die manier professionaliseren ze immers enkele van hun voornaamste contactpunten met klanten en andere stakeholders. Christine Vastenavondt, General Manager van Memo, verduidelijkt. “Een groot voordeel van outsourcing is dat er een service level agreement kan worden afgesloten, waarin zeer specifiek bepaalde kwaliteitscriteria worden opgenomen die moeten worden gegarandeerd”, opent Vastenavondt. Met outsourcing legt men het werk bij gespecialiseerde mensen die zich enkel hierop focussen. 

Telefonische en fysieke ondersteuning

“Voor wat telefoonopvang betreft, houdt het in dat een externe specialist de taak van een receptioniste of andere medewerkers overneemt om inkomende oproepen te ontvangen en vervolgens te dispatchen naar de juiste interne persoon. Ook de opvang van een commerciële binnendienst of customer service dienst hoort tot de mogelijkheden. Daarbij kan de externe partner de oproep zelfs meteen verwerken in het CRM-systeem van de klant zelf.”

Vastenavondt: “Buiten puur telefonische outsourcing kan een externe medewerker ook aan het onthaal van het bedrijf zelf of bij een receptie ondersteuning bieden en bepaalde ontvangende taken overnemen. Zeker voor het opvangen van een tekort aan personeel of een piek kan dit zeer interessant zijn.” Professioneel en flexibel “Ten eerste legt men bij telefoonopvang het werk bij gespecialiseerde mensen die zich enkel hierop focussen. Zij zijn specifiek opgeleid om telefoons op een professionele, warme en vriendelijke manier aan te nemen. Ook leren ze vooraf naar wie ze moeten doorschakelen voor bepaalde vragen. Dit alles is erg belangrijk, want het eerste contact van een (mogelijke) klant is vaak bepalend voor de verdere relatie.”

Vastenavondt: “Indien dit door interne medewerkers moet worden gedaan tussen hun andere taken door, leidt dat vaak niet tot de gewenste kwaliteit. Iedere keer dat men zijn werk moet onderbreken om een telefoon te onderbreken, verliest men bovendien tijd en dus ook productiviteit. Bij outsourcing betaalt men per seconde, dus er is geen verspilling.”

“Een fysieke ondersteuning ter plaatse is dan weer een zeer flexibele HR-oplossing. Het bedrijf krijgt een team ter beschikking dat speciaal is opgeleid voor het werk dat ze ter plaatse zullen uitvoeren. Naargelang de noden kan het bedrijf deze mensen dan vervolgens zoveel en zolang inschakelen als het zelf wil. Hiervoor betaalt het per uur. In tegenstelling tot bij interim zijn deze mensen al opgeleid vanaf het moment dat ze een voet op de werkvloer zetten. Dit bespaart het bedrijf veel tijd en moeite.