Dank voor uw bezoek (en uw data)

16/10/2019
Ruth

Een warme stem, de makkelijke set-up, en de kostefficiëntie van een digitaal onthaal: het zijn troeven waarvan we u wellicht niet meer hoeven te overtuigen.

Een virtuele receptie biedt echter nog tal van andere voordelen: een meertaligheid om u tegen te zeggen en niet in het minst het feit dat u vanaf het eerste contact al heel wat informatie over uw bezoekers te weten komt.

Geven en nemen

Een digitaal onthaal brengt een informatie-uitwisseling langs beide kanten met zich mee. Bij aankomst kan uw onthaal elke gast naast een vriendelijke verwelkoming ook een hoop informatie geven: de wificode, een grondplan of een code om de parkeergarage te verlaten zijn slechts enkele van de mogelijkheden.

U kan anderzijds ook heel wat info over hen te weten komen bij registratie aan de hand van enkele vragen. Zo kan een gast alvast zijn geprefereerde drankje bestellen voor tijdens de meeting, maar u leert ook dadelijk zijn of haar naam kennen, een functietitel, een nummerplaat, .. . Informatie die u op een gestructureerde manier kan verzamelen, bewaren en nadien kan hergebruiken.

We zijn in de wolken met uw bezoek

Uw digitale receptie draait om volle toeren en verzamelt data bij de vleet. Waardevolle gegevens die goed bewaard worden in de cloud en op die manier ook voor de andere medewerkers van het bedrijf dadelijk beschikbaar zijn.

Ga met deze informatie aan de slag. Zo kan u op basis van door uw virtueel onthaal geregistreerde gegevens de gemiddelde wachttijden aan de receptie evalueren, nagaan of er steeds voldoende parking voor uw gasten beschikbaar is, en uw service naar uw bezoekers toe optimaliseren.

(Data) Safety First

Bij elk gebruik van persoonsgegevens in uw bedrijfsvoering dient u steeds de strikte regels rond beveiliging en gebruik van data - beter bekend onder de noemer GDPR - in acht te nemen. Hier kijkt de overheid streng op toe.

Sinds mei 2018 is namelijk elk bedrijf verplicht zijn klanten of contacten voldoende te informeren over wat het met hun gegevens aanvangt. Licht dus aan de hand van de digitale receptie uw bezoekers op een transparante manier in over de verwerking en verzameling van hun data. Biedt hen steeds de mogelijkheid om die data uit uw gegevensbank te laten wissen. En stel bovendien één van uw medewerkers aan als gespecialiseerde Data Protection Officer.

Zo kan u zonder zorgen gebruik maken van alle nuttige info die u dankzij uw virtuele receptie rijker wordt. Wenst u ook aan de slag te gaan met een digitaal onthaal? Vraag dan vandaag nog uw offerte aan.

Contacteer ons